學(xué)院辦公室職責(zé)

學(xué)院辦公室是在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)學(xué)院行政事務(wù)管理的綜合辦事機(jī)構(gòu)。其各崗位職責(zé)如下：

1．學(xué)院辦公室主任崗位職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)全院性行政會議、學(xué)習(xí)及重要活動的組織安排，并負(fù)責(zé)相關(guān)會議記錄。

（2）負(fù)責(zé)學(xué)院工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、紀(jì)要、通知及有關(guān)上報(bào)的材料、信函等行政文件的起草和編撰工作以及學(xué)院辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度的起草和修訂。

（3）負(fù)責(zé)全院工作各部門間的協(xié)調(diào)與溝通，督促各部門貫徹執(zhí)行上級及學(xué)院行政會議各項(xiàng)決議，并將掌握的情況和問題及時(shí)反饋給院領(lǐng)導(dǎo)。

（4）負(fù)責(zé)學(xué)院院內(nèi)外公文的接收、流轉(zhuǎn)、印發(fā)、歸檔和OA系統(tǒng)的整個(gè)運(yùn)行工作，并做好院辦網(wǎng)頁信息的發(fā)布、更新。

（5）負(fù)責(zé)全院綜合統(tǒng)計(jì)工作，會同有關(guān)部門填報(bào)有關(guān)的綜合報(bào)表，編印有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

（6）負(fù)責(zé)信息工作，及時(shí)上傳下達(dá)各類通知信息和上報(bào)信息，提供信息的查詢和服務(wù)。

（7）負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)接待安排和信訪工作，熱情接待和耐心處理師生員工及家長的來信、來訪。

（8）負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)、主管部門來院視察、指導(dǎo)和兄弟單位來院考察的接待工作。

（9）負(fù)責(zé)學(xué)院大事記、年鑒的編撰工作和事業(yè)單位法人證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證書的年檢工作。

（10）負(fù)責(zé)學(xué)院黨、政印章的管理、使用，審定各部門印章的刻制及介紹信、學(xué)院單位法人證書和組織機(jī)構(gòu)證書的復(fù)印件的管理使用和保管工作。

（11）負(fù)責(zé)學(xué)院規(guī)章制度的匯編工作。

（12）負(fù)責(zé)全院檔案的管理工作。

（13）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

2．政務(wù)管理崗位職責(zé)

（1）協(xié)助主任做好以學(xué)院名義發(fā)布的有關(guān)行政事項(xiàng)的布告、通告、通知、通報(bào)等及其他公文，做好全院文書檔案的管理工作。

（2）協(xié)助主任做好學(xué)院概況、院辦網(wǎng)頁及學(xué)院規(guī)章制度等網(wǎng)頁內(nèi)容的更新和發(fā)布工作。

（3）協(xié)助主任做好對外接待和全院大型會議的組織、會務(wù)安排等工作。

（4）負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)及院辦信函件的接收、郵寄及報(bào)刊資料的征訂、分發(fā)工作。

（5）負(fù)責(zé)學(xué)院會議室和復(fù)印室的使用登記管理。

（6）負(fù)責(zé)教工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷、院領(lǐng)導(dǎo)訂票報(bào)銷、公務(wù)校內(nèi)用餐登記等工作。

（7）負(fù)責(zé)學(xué)院《辦公電話一覽表》、《辦公通訊錄》的編制工作。

（8）負(fù)責(zé)學(xué)院辦公門牌桌牌訂制、學(xué)院會議室及圖書館報(bào)告廳大型重要會議條幅訂制工作。

（9）負(fù)責(zé)學(xué)院禮品出入庫登記發(fā)放、?；瞻l(fā)放、公文紙發(fā)放及院辦庫房管理。

（10）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

3．資產(chǎn)管理崗位職責(zé)

（1）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院資產(chǎn)管理和招投標(biāo)、合同管理工作的建章立制，明確各部門使用的責(zé)任和權(quán)力，規(guī)范工作流程和審批。

（2）負(fù)責(zé)各部門上報(bào)購入的儀器設(shè)備及家具備品等校產(chǎn)的驗(yàn)收、登記建賬、資產(chǎn)申報(bào)工作。

（3）負(fù)責(zé)學(xué)院日常辦公設(shè)備及家具的領(lǐng)用、交接、借用、調(diào)劑、報(bào)廢的資產(chǎn)賬登記及調(diào)整工作。

（4）負(fù)責(zé)學(xué)院固定資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、清查、統(tǒng)計(jì)匯總及日常監(jiān)督檢查工作。

（5）負(fù)責(zé)招標(biāo)、商務(wù)談判的組織、管理及項(xiàng)目驗(yàn)收工作。

（6）負(fù)責(zé)學(xué)院各類合同的送審、管理、歸檔工作。

（7）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

4．檔案管理崗位職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)全院各類檔案的收集、分編、電腦存儲、材料裝訂、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。

（2）負(fù)責(zé)為往屆出國、就業(yè)、考研的畢業(yè)生，出具在校成績證明或招生錄取證明（復(fù)印、蓋章）。

（3）負(fù)責(zé)提供黨政文書、教學(xué)、人事、學(xué)生、合同、招投標(biāo)等各類檔案的查詢服務(wù)。

（4）負(fù)責(zé)積極開展檔案宣傳工作，以提高全院師生的檔案意識。

（5）掌握利用計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，加快推進(jìn)檔案信息化工作。

（6）負(fù)責(zé)做好檔案的安全、保密工作，維護(hù)學(xué)院和科技人員的合法權(quán)益。

（7）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。